Outsourcing računovodstva u Srbiji: šta strane kompanije treba da znaju

Strane kompanije koje otvaraju zavisno društvo u Srbiji obično se rano suoče sa istom odlukom: izgraditi internu računovodstvenu funkciju ili je poveriti lokalnoj firmi. Za većinu onih koji prvi put ulaze na tržište, outsourcing je praktičnija polazna tačka, a razumevanje toga šta on zapravo podrazumeva pomaže da se očekivanja postave realno od prvog dana, umesto da se praznine otkriju tri meseca nakon početka poslovanja.

Šta outsourcing računovodstva obuhvata u praksi

Eksterni računovodstveni partner u Srbiji po pravilu vodi poslovne knjige u skladu sa Zakonom o računovodstvu, priprema mesečne i godišnje finansijske izveštaje, brine o poreskoj usklađenosti i komunicira sa Poreskom upravom u ime kompanije. Za društvo u stranom vlasništvu, računovodstveni partner mora da priprema i izveštaje koje finansijski tim matične kompanije zaista može da koristi, a to je drugačiji rezultat od čisto lokalnog zakonskog izveštavanja. Upravo tu najčešće zapinju prvi angažmani: pružalac usluge može biti potpuno kompetentan za srpske zakonske obaveze, a da i dalje isporučuje mesečne izveštaje koje matična kompanija ne može da upotrebi u procesu konsolidacije bez značajne dorade.

Zašto je outsourcing uobičajena polazna tačka

S obzirom na to koliko se često menjaju srpski poreski i računovodstveni propisi, praćenje izmena je stalni operativni trošak, a ne jednokratno podešavanje. Eksterni pružalac usluge taj trošak raspoređuje na više klijenata, pa je znatno isplativiji od internog zaposlenog za tek otvoreno zavisno društvo koje nema obim transakcija da opravda pun finansijski tim. Time se uklanja i jedan konkretan rizik: da osnivač ili regionalni menadžer bez lokalne ekspertize sam tumači srpske propise o izveštavanju, što je sporiji i podložniji greškama proces nego što deluje, naročito kada su u pitanju rokovi za PDV prijave i dokumentacija potrebna za prekogranične transakcije sa matičnom kompanijom.

Šta zapravo određuje cenu eksternog računovodstva

Cena eksternog računovodstva u Srbiji nije jedinstven broj, već zavisi od nekoliko ključnih faktora: obima transakcija (broj faktura, plaćanja i bankovnih transakcija mesečno), statusa u sistemu PDV-a (koji donosi dodatnu redovnu obavezu podnošenja prijava), broja zaposlenih ako je obračun zarada uključen u uslugu, kao i od toga da li izveštaji moraju da se pripremaju i u drugom formatu za stranu matičnu kompaniju, pored srpskih zakonskih izveštaja. Tek otvoreno zavisno društvo sa malim obimom transakcija i bez PDV registracije koštaće osetno manje od istog tog društva godinu dana kasnije, kada uđe u sistem PDV-a, zaposli nekoliko ljudi i zatraži mesečno izveštavanje mapirano na kontni plan matične kompanije. Ovo je važno razumeti unapred, da se ponuda dobijena pri osnivanju firme ne bi shvatila kao fiksan, trajan trošak.

Realan vremenski okvir za prvu godinu

Prvi mesec obično obuhvata registraciju u sistemu e-Porezi Poreske uprave, postavljanje kontnog plana i dogovor o šablonu za izveštavanje. Od drugog do šestog meseca je po pravilu period najvećeg trenja: tada se početno podešavanje proverava na stvarnim transakcijama i izlaze na videlo sve praznine (nedostajuća PDV registracija, šablon izveštaja koji zapravo ne odgovara potrebama matične kompanije). Između šestog i dvanaestog meseca većina angažmana ulazi u predvidiv mesečni ritam: transakcije se obrađuju po utvrđenom rasporedu, izveštaji se isporučuju na dogovoren datum, a računovodstveni partner sam skreće pažnju na odstupanja umesto da matična kompanija mora da pita. Kompanije koje očekuju da ovaj period uhodavanja traje nekoliko nedelja, a ne nekoliko meseci, često budu razočarane saradnjom koja zapravo funkcioniše sasvim normalno.

Šta proveriti pre izbora pružaoca usluge

• Da li imaju iskustva baš sa društvima u stranom vlasništvu, a ne samo sa domaćim malim i srednjim preduzećima, jer se zahtevi za izveštavanje razlikuju
• Da li mogu da pripreme finansijske izveštaje u formatu koji očekuje proces konsolidacije vaše matične kompanije, pored lokalnih zakonskih izveštaja
• Kako organizuju komunikaciju, budući da je većina svakodnevnih pitanja vremenski osetljiva i prelazi granice vremenskih zona, mada srednjoevropska vremenska zona znači potpuno preklapanje radnog vremena sa većinom zapadne Evrope
• Da li je poresko savetovanje uključeno ili ga pruža neko drugi, jer je nesklad između knjigovodstva i poreskih saveta čest izvor grešaka
• Da li je cena data na osnovu trenutnog obima transakcija ili na osnovu projektovanog budućeg obima koji se u prvoj godini možda neće ostvariti

Česta početna greška koju vredi imenovati direktno

Najčešći problem u prvoj godini saradnje sa eksternim računovodstvom nije tehnička greška, već nesklad u očekivanjima od izveštavanja koji mesecima ostane neprimećen. Srpski računovodstveni partner svakog meseca isporučuje potpuno usklađene lokalne zakonske izveštaje, tačno onako kako je ugovoreno, dok finansijski tim matične kompanije svakog meseca te izveštaje tiho preuređuje ručno, jer se ne poklapaju sa softverom za konsolidaciju na nivou grupe. Obe strane veruju da aranžman funkcioniše. Rešenje je jednostavno, ali mora da se primeni na početku, a ne posle godinu dana ručne dorade: dogovorite tačan šablon izveštavanja, uključujući i mapiranje konta, pre nego što počne prvi mesec knjiženja, a ne nakon što prvi izveštaj bude isporučen.

Otvarate zavisno društvo u Srbiji?

findev.rs objedinjuje računovodstvo, poresko savetovanje i CFO podršku za kompanije u stranom vlasništvu koje posluju u Srbiji. Kontaktirajte nas →

Često postavljana pitanja

1. Da li je eksterno računovodstvo jeftinije od zapošljavanja internog računovođe u Srbiji?

Za tek otvoreno zavisno društvo outsourcing je po pravilu isplativiji od zasebnog internog zaposlenog, jer obim transakcija u ranoj fazi retko opravdava puno radno vreme, a eksterni pružalac usluge troškove usklađenosti raspoređuje na više klijenata.

2. Može li eksterni računovođa da pokrije izveštavanje prema našoj matičnoj kompaniji u inostranstvu?

Da, to je standardni deo usluge za društva u stranom vlasništvu, pored lokalnih zakonskih izveštaja propisanih srpskim zakonom. Tačan šablon izveštavanja ipak treba dogovoriti pre početka knjiženja, a ne nakon što prvi izveštaj bude isporučen.

3. Šta određuje cenu eksternog računovodstva u Srbiji?

Pre svega obim transakcija, status u sistemu PDV-a, da li je obračun zarada uključen i da li je potreban drugi format izveštavanja za stranu matičnu kompaniju. Cena po pravilu raste kako društvo raste, umesto da ostane fiksna na nivou početne ponude.

4. Koliko je potrebno da saradnja sa eksternim računovodstvom počne glatko da funkcioniše?

Većina angažmana uđe u predvidiv mesečni ritam u roku od šest do dvanaest meseci. Prvih nekoliko meseci obično iznese na videlo praznine iz početnog podešavanja, poput neusklađenog šablona izveštavanja, koje treba rešiti da bi saradnja tekla bez trenja.